Na verdade, eles não apenas “servem” para algo, como simplesmente existem e permeiam o conjunto das atividades humanas.

Identificá-los, organizá-los e interagir com os mesmos de forma adequada, nos ajuda muito a evitar ou contornar obstáculos e atingir resultados, em qualquer cenário, mas em particular dentro do mundo corporativo.
Um ‘Processo’ pode ser descrito como um conjunto de ações de menor porte (detalhes) com afinidade e complementares entre si, que objetivam atender a uma demanda específica e obter resultados ligados a essa demanda. Raramente um Processo pode ser considerado autossuficiente, ou seja, se encerra em si mesmo. Isso é uma ação unitária e não necessariamente um processo. Processos em geral estão encadeados ou interligados, desde o evento de origem ou motivador até a conclusão, com a obtenção do resultado para aquela demanda específica.
Uma cadeia de processos constitui um fluxo de processos e não raro, podem se equiparar a um ‘Projeto’, quando começam pelos insumos, adicionam modificações, ajustes e terminam com a entrega de produtos ou serviços acabados. Na verdade, Processos podem ser considerados a parte conceitual, documental e principalmente gerencial do andamento das atividades.
Por exemplo, posso oferecer um produto ou serviço para venda, mas de forma alguma sem que eles existam de fato ou menos ainda, que as condições para que eles possam ser disponibilizados existam e estejam funcionais antes da venda. Para oferecer comercialmente um produto ou serviço, precisamos que o conceito do produto ou serviço esteja formatado e homologado, seu método de desenvolvimento esteja ao menos desenhado, suas questões fiscais atendidas, seus investimentos aprovados e disponíveis, sua estrutura comercial preparada, bem como a estrutura de back office que irá suportar toda operação posteriormente. A toda essa identificação de necessidades e suas interdependências, podemos chamar de Mapeamento de Processos, que também pode ser útil quando toda essa cadeia já existe, mas dá sinais de ineficiência e precisa ser revisada. À monitoração do andamento de cada processo nessa cadeia, aprovações necessárias, apontamento das atividades motivadoras de atraso, entrega de um subproduto de uma etapa a outra, procedimentos de contingência – basicamente ‘em que situação está’, ‘onde ou com quem está’ cada etapa dos processos em andamento, bem como gerar toda documentação e dados que contribuem para medir a eficiência, pertinentes a essa monitoração, podemos chamar de Gestão de Processos. Toda nossa atividade produtiva envolve algum tipo de encadeamento de processos. Esse tipo de fluxo pode ser particularizado ou restringido a pequenos conjuntos de atividades. Nesse caso em mais um exemplo, um pedido de pagamento, onde um solicitante efetua uma ordem de pagamento a um fornecedor, por exemplo, que precisa ser aprovado pelo gestor de Tesouraria, que verifica a disponibilidade de “caixa” para o valor e data planejada, que por sua vez encaminha para um superior na alçada de aprovação, caso o montante exija, este a outras alçadas pelo mesmo motivo, que por fim retorna a autorização final ao responsável da Tesouraria, que provisiona o pagamento e comunica o solicitante sobre a ação.
O Mapeamento e Gestão de Processos é uma atividade cada vez mais necessária dentro de uma organização, de modo a tornar a operação confiável e eficiente, uma vez que processos bem desenhados e administrados evitam desperdícios, além de gerar benefícios diretos, como auferir receitas relativas a esses processos, em prazos mais compatíveis com a necessidade de investimento financeiro da empresa. Ou mesmo indiretos, como contribuir com a imagem principalmente relacionada à capacidade organizacional e eficiência, tanto interna quanto externamente. A Gestão de Processos contribui também sobremaneira com as ações empreendidas em Tecnologia da Informação.
Voltaremos a falar mais sobre isso.

Attuare TI